Elektronische Kommunikation

Grundsatz

Wir weisen darauf hin, dass mittels elektronischer Kommunikation

  • Verfahrensanträge,
  • Rechtsbehelfe und
  • andere rechtsverbindliche Schreiben oder rechtsverbindliche Erklärungen

nur rechtswirksam und fristwahrend eingereicht werden können, wenn die nachfolgenden Voraussetzungen gegeben sind.

Die Rechtsgrundlage ergibt sich aus § 3a Hessisches Verwaltungsverfahrensgesetz (HVwVfG) oder weiteren spezialgesetzlichen Regelungen, die im wesentlichen gleich lauten.

Der Kreisverwaltung Darmstadt-Dieburg können Sie per

rechtsverbindliche Erklärungen auf dem Weg der elektronischen Kommunikation übermitteln.

Die Verwendung von De-Mail erfordert die vorherige Einrichtung eines Zugangs bei einem akkreditierten Anbieter. Weitere Informationen finden Sie auf der Informationsseite des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat.

Dateiformate

Die folgenden Formate sind für die elektronische Kommunikation zugelassen und können von der Kreisverwaltung Darmstadt-Dieburg mindestens verarbeitet werden.

  • E-Mail-Nachrichten
  • Text (*.pdf, *.docx)
  • Tabellen (*.xlsx)
  • Präsentationen (*.pptx)

Darüber hinausgehend wird empfohlen, vor der Übersendung anderer Dateiformate deren Verwendung individuell abzustimmen.

Eingehende E-Mail-Nachrichten werden automatisiert auf schadhafte Bestandteile überprüft und ggf. zum Schutz unserer IT-Systeme auch gelöscht bzw. deren Annahme verweigert.

E-Mail-Versand an die Kreisverwaltung

Im Gegensatz zur Übermittlung von Formulardaten auf den dafür vorgesehenen Seiten unseres Internet-Angebotes sind einfache E-Mails ohne zusätzliche Software-Programme im Regelfall nicht verschlüsselt.

Es besteht daher die zumindest theoretische Möglichkeit, dass Dritte und nicht mit der Kreisverwaltung Darmstadt-Dieburg in Verbindung stehende Personen diese E-Mail-Nachricht mitlesen können.

E-Mail-Verschlüsselung

Vertrauliche Nachrichten sicher austauschen

Die Kreisverwaltung Darmstadt-Dieburg bietet Ihnen einen Dienst zur sicheren Kommunikation über E-Mail an.

Zum Schutz Ihrer Privatsphäre versenden wir vertrauliche Nachrichten an Sie auf zwei Wegen über das Internet:

  1. Geschützte PDF-Datei
    Unsere vertrauliche Nachricht erreicht Sie als PDF-Datei, die mit einem Passwort geschützt ist. Dieses legen Sie selbst fest.
    Beim ersten Mal informieren wir Sie mit einer E-Mail, dass eine vertrauliche Nachricht für Sie vorliegt und wie Sie Ihr Passwort festlegen können. Künftige vertrauliche Nachrichten werden dann automatisch mit diesem Passwort geschützt.
  2. S/MIME-Verschlüsselung
    Einfacher und direkter ist es, in Ihrem E-Mail-Programm ein S/MIME-Zertifikat zur Verschlüsselung von E-Mail-Nachrichten zu installieren.
    Ein solches Zertifikat können Sie für den privaten Einsatz beispielsweise kostenlos über das Programm "Volksverschlüsselung" des Fraunhofer Instituts SIT, Darmstadt, oder für den beruflichen oder gewerblichen Einsatz kostenpflichtig über Dienstleister erhalten.
    Wenn Sie bereits ein Zertifikat nutzen, können Sie dessen öffentlichen Schlüssel auf OpenKeys hinterlegen. Künftige Nachrichten werden dann von uns als verschlüsselte E-Mail an Sie versandt. Bei OpenKeys finden Sie auch alle öffentlichen Schlüssel, die von der Kreisverwaltung Darmstadt-Dieburg verwendet werden.

Sofern für Sie keine der beiden Optionen in Frage kommt, können wir auch weiter nicht per E-Mail vertraulich mit Ihnen kommunizieren. In diesem Fall steht für die schriftliche Kommunikation nur der Postweg zur Verfügung.

Datenschutz

Die Verantwortung für die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben obliegt stets der absendenden Person.

Wir gehen jedoch im Fall der elektronischen Kontaktaufnahme davon aus, dass in diesen Fällen eine Einwilligung zur elektronischen Kommunikation der absendenden Person vorliegt und eine Antwort auf elektronischem Weg bevorzugt wird.

Wenn Sie dies nicht wünschen, sehen Sie bitte von einer elektronischen Kontaktaufnahme ab.

Wir behalten uns darüber hinausgehend im Einzelfall vor, auf elektronische Kommunikation schriftlich oder telefonisch zu antworten, wenn uns der elektronische Weg unzulässig erscheint. Nennen Sie daher bei elektronischer Kommunikation neben der E-Mail-Adresse bitte auch stets ihre Postanschrift und/oder eine telefonische Erreichbarkeit.