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Produktbasierte Aktenpläne
Spielerisch den Umgang mit E-Akten lernen dank „FileQuest“
01.08.2025
Darmstadt-Dieburg. Computerspiele sind äußerst beliebt. Warum also nicht ein trockenes Thema wie die elektronische Akte (E-Akte) mittels eines Spiels vermitteln? Diese Idee hatten die Landkreise Darmstadt-Dieburg, Groß-Gerau und Lahn-Dill. Ihr Projekt „FileQuest – produktbasierte Aktenpläne spielend erlernen“ wird vom Hessischen Ministerium für Digitalisierung und Innovation mit 337.185 Euro aus der Förderung für smarte Kommunen und Regionen im Programm „Starke Heimat Hessen“ unterstützt.
„Spaß haben und dabei etwas Wichtiges für den beruflichen Alltag lernen. Dies klingt sehr sinnvoll. Denn nicht nur bei Kindern hilft ein spielerisches Vorgehen, um sich Dinge leichter zu merken. Das Spiel hilft hoffentlich auch, die Akzeptanz eines neuen Tools wie der elektronischen Akte zu erhöhen“, sagt Digitalministerin Prof. Dr. Kristina Sinemus. Für Landrat Klaus Peter Schellhaas ist genau das ausschlaggebend: „Die E-Akte ist bereits wesentlicher Teil unserer täglichen Arbeit“, sagt er, „bereits mehr als die Hälfte aller Fachbereiche in der Kreisverwaltung Darmstadt-Dieburg nutzen sie. Der richtige Umgang mit ihr wird also immer wichtiger. Durch das spielerische Lernen mit FileQuest tragen wir also dazu bei, dass die E-Akte noch schneller in Fleisch und Blut übergeht. Ein innovativer Ansatz.“
Und einer, der Vorteile auch für die Bürger hat, sagt Schellhaas: „Die Vorgänge können bei der E-Akte schneller bearbeitet werden und ermöglichen dem Kreis auch dezentrales oder mobiles Arbeiten, etwa mit dem Anbieten von Dienstleistungen über LaDaDi vor Ort, das im vergangenen Jahr gestartet ist“, sagt er, „umso wichtiger ist es, dass der Umgang mit ihr schnell erlernt wird.“
Bisher habe jede Organisationseinheit eine eigene Ablagelogik erstellen können. Durch die Einführung elektronischer Akten werden produktorientierte Aktenpläne eingeführt, die einer einheitlichen Logik in allen Organisationseinheiten folgen, schildern die Landkreise im Antrag die Ausgangssituation. Ziel sei daher, die Beschäftigten in den Kreisverwaltungen von einem organisations- hin zu einem produktbasierten Aktenplan umzugewöhnen. Dies sei gerade bei infrastrukturübergreifenden Produkten wie der Beschaffung wichtig, um eine konsistente und datenschutzkonforme Datenhaltung zu erreichen.
Ziel ist es daher, ein sogenanntes „Serious Game“ – ein ernsthaftes Spiel – zu entwickeln, durch das Ablageregeln und -prozesse in einer E-Akte spielerisch erlernt werden können. Spielerische Elemente wie Ranglisten oder Level sollen die Motivation erhöhen, um ein nicht unterhaltsames, berufsbezogenes Thema zu erlernen. Das Spiel soll zusätzlich zu Schulungen oder Handouts angeboten werden.
Um Erkenntnisse aus verschiedener Software und Aktenlogiken in die Entwicklung des Spiels einfließen lassen zu können, kooperieren die drei Landkreise. Ziel soll sein, dass alle interessierten hessischen Kommunen das Spiel ebenfalls nutzen können.